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Wir alle arbeiten mit der gleichen festen Zeitspanne. Uns stehen 24 Stunden für Schlafen, Familie und Arbeiten zur Verfügung. Aber warum scheinen einige Leute mehr als genug davon zu haben, um ihre beruflichen und persönlichen Ziele zu verfolgen, während andere herumlaufen und sich von einer ständig wachsenden (und endlosen) Aufgabenliste überfordert und erschöpft zu fühlen.

Die Antwort ist die Organisation der Zeit. 

Wenn DU deine Zeit clever ordnest, kann das den Unterschied zwischen dem Gefühl Ohnmacht, Überforderung oder ruhige, entspannter Zeit ausmachen, Du kannst, obwohl DU jede Minute des Tages beschäftigt bist trotzdem dem Erreichen von allem was Du in deinem Job und deinem Leben möchtest nicht wirklich näher kommen, trotz Stress. Du kannst aber auch das Gefühl haben, dass Du zielorientiert und ruhig jeden Tag Deinem Ziel mit großen Schritten näher kommst. Aber wie kann man sicherstellen, dass die Zeit effektiv verwaltet wird und am besten, das sie deine Produktivität steigert und Du Zeit und Energie für die Bereiche deiner Arbeit und deines Lebens aufwenden kannst, die dir Spass machen. Deine Zeit sollte so eingesetzt werden, dass Du deinem Leben Sinn auf dem Weg gibst und es dir Freude bereitet. Allein der Gedanke allein überfordert zu sein, kann Angst und Panik auslösen. Aber zum Glück gibt es ein paar Strategien, die in deinem Alltag eingefügt werden können, um mehr Struktur in deinen Zeitplan und deine Aufgabenliste zu bringen.

Ich muss meine Zeit als eine begrenzte Ressource verstehe. 

1. Es lohnt sich eine Inventur

Ich sollte eine Inventur meiner Zeit machen. Diese Inventur wird folgende Fragen für Dich beantworten:

• Was fange ich mit meiner Zeit an?
• Worin  investiere ich meine Zeit? 
• In was investiere ich meine Zeit?
• Habe ich Tagesrituale? Welche sind positive (morgendliche Meditation, jeden Sonntagnachmittag 4h mit meiner Familie usw. und welche negativ (nach dem Aufwachen zum Handy greifen, jeden Abend eine Fernsehserie schauen usw.)
• Welche Personen sind Zeiträuber? Vielleicht sind Sie auch der Verursacher von Unterbrechungen.
• Gibt es Dinge in meinem Leben, die ich derzeit zeitlich begrenzen möchte? 
• Gibt es Dinge in meinem Leben, für die ich gerne mehr Zeit haben möchte? Gehe ich bewusst mit meiner Ressourcen Zeit um?Wiederkehrende unnötige Störungen und Rituale müssen identifiziert werden. Positive Rituale und Störungen verstärken und die unnötigen Zeiträuber abstellen und die schlechten Rituale durchbrechen.

Wenn die Bestandsaufnahme geglückt ist, geht es dann darum die Zeit zu organisieren. Es geht darum im Moment zu leben, anstatt von Aufgabe zu Aufgabe zu eilen und 1000 Dinge von ihrer Liste zu nehmen. Man muss sich die Frage stellen:

• Muss diese Aufgabe überhaupt erledigt werden?
• Ist das wichtig?
• Die Aufgabe füllt nur meinen Tag?
• Ist diese Aufgabe und die Zeit die ich dafür investiere sinnvoll und erfüllt diese Investition das Ziel?
  

Um es zu definieren ist die Zeitorganisation, die Kontrolle über deine Aufgaben im Alltag. Du solltest nach dieser Organisation wissen, was Du tun musst und natürlich was Du nicht tun solltest. Erst wenn Du das gute Gefühl hast die Kontrolle über deine Zeit erlangt zu haben, dann hast Du Zeit das zu verfolgen, was ist dir wichtig ist, privat und beruflich. Nun wie komme ich zu diesem Gefühl die Kontrolle zu bekommen? Sie brauchen die richtige Strategie!

Es gibt Informationen von vielen Autoren, Schriftstellerin, Blogs in denen beschrieben wird wie solche Strategien funktionieren. Nehme dir die Zeit und schau nach der Bewertung der Bücher und höre Podcasts zu diesem Thema. Natürlich zeitsparend, wenn Du z. B Sport machst oder den Rasen mähst.

Kommen wir zurück zur Inventur der Zeit. Wie mache ich das?

Achtung: Kontrolliere und schreibe eine Woche lang genau jede Minute auf, an was Du arbeitest, beziehungsweise privat tust. Je detaillierter, desto besser. Nehmen wir zum Beispiel an Du warst von 15 bis 15:30 Uhr mit einer Arbeit beschäftigt. Dann schreibe bitte nicht „Arbeit“ von 15 bis 15:30 Uhr, sondern konkret was Du dort gemacht hast, wie zum Beispiel 10 Minuten E-Mails gelesen und gelöscht. 15 Minuten ein Dokument für das Ziel … korrigiert und 5 Minuten soziale Media durchstöbert. Logge jede Minuten mit, wie Du deine Zeit verbracht hast. Nach einer Woche wird die Zeit kontrolliert und analysiert.

Gestalte deine Aufzeichnungen farblich um diese Aufzeichnungen nach Wichtigkeit und Thema zu betrachten. Versuchen dann diese Aufzeichnungen von einer Vogelperspektive zu betrachten und dann zu analysieren, was hat mich meinem Hauptziel näher gebracht. Du wirst erstaunt sein wie viele Stunden Du an deine Hauptziele gearbeitet und wie viel Zeit Du mit anderen Themen verbracht hast. Und dann wird es noch spannender, wähle eine Farbe oder eine Kennzeichnung  für Zeit, die Zeitverschwendung war. Dinge die in deinem Leben, in deiner Arbeitswoche, in deiner Woche, viel zu viel Zeit in Anspruch nehmen und zu wenig oder zu nichts führten. Dinge, die dich mehr von dem Ziel ablenken. Zeitinvestitionen die keine Zukunft haben.

Denk daran Zeit wird für jeden anders wahrgenommen. Was ist Zeitverschwendung? Es könnte sein, dass diese Zeitverschwendung für den einen sinnvoll ist und für den andern sinnfrei. Nehmen wir zum Beispiel soziale Media. Wenn Du mit Sozialen Medien jeden Tag 1 Stunde damit verbringst durch deine sozialen Medien zu scrollen, statt diese Zeit damit zu verbringen, an deinem Roman zu arbeiten, ist es eine Zeit die sinnlos ist. Wenn Du die soziale Medien dazu verwendest, um Ideen für die nächste Werbekampagnen zu sammeln oder Du über eine Nebenbeschäftigung nachdenkst, die über soziale Medien funktioniert, ist es OK.

Sobald Du diese schwarzen Löcher identifiziert hast, nehmen sie aus deinem Kalender und durchbreche diese Rituale und gewinne diese Zeit für deine wichtigen Dinge zurück. Wenn Du Zeit mit delegierbaren Dingen und mit unnötigen, unqualifizierten Sachen verbringst, versuchen diese zu delegieren. Als Beispiel sei genannt, wenn Du Reinigungen, Hausarbeiten in deinem Haus durchführst und Du dich darum nicht um dein Traumgeschäft kümmern kannst, dann organisiere eine Haushaltshilfe. Bekomme diese Zeit für dich zurück.

Investieren also auf jeden Fall in eine  Zeitinventur, dann kannst Du keine Zeit mehr verschwenden bzw. machst das dann bewusst. Du siehst welche Zeit sinnvoll ist und welche Zeit verschwendet ist.

Tools dafür sind:

• 17 Tools (deutsch)
• toogl
• harvest

2. Suchen nach Dingen die Du eventuell automatisieren kannst.

Was meine ich damit? Heutzutage gibt es viele Automatisierungstools. Schaue bei IFTTT oder getmyinvoice. Google, wenn Du denkst, dass man automatisieren kann. Neulich habe ich zum Beispiel bei mir in der Firma entdeckt, dass man ein E-Mail-Posteingang machen kann für Rechnungen. Wie funktioniert das? Ich melde mich bei meinen Debitoren und Kreditoren und bitte diese darum, mir die Rechnungen per E-Mail zu senden. Diese E-Mail geht dann in ein System und wird um umgewandelt in eine Buchung. Letzten Endes muss ich die Buchung mit der Rechnung verknüpfen, die bereits als PDF im Programm liegt und schon habe ich eine Rechnung kontiert. Das Programm heißt zu ZOHO. Verwendest Du bei deinen E-Mails ständig den gleichen Text, dann denke drüber nach und mache eine Vorlage, die Du dann einfügen kannst.

3. Suchen nach Möglichkeiten Aufgaben in deinem Zeitplan zu delegieren und das online und offline.

Ein weiteres Beispiel ist der Kampf mit den Samstagseinkäufen. Kann es  sein, dass es in ihrer Umgebung die Möglichkeit gibt sich Lebensmittel anliefern zu lassen? Ergibt sich  die Möglichkeit deinem Kind mehr von dir beizubringen, indem Du ihm Aufgaben gibst, die ihm im späteren Leben begegnen werden. Das kann dann gegen Taschengeld passieren, dass der Knirps erkennt, dass es im Leben sich lohnt zu helfen, mitzudenken und Einsatz zu zeigen. Sicherlich musst Du erstmal Zeit in dein Kind investieren und ihm die Aufgabe erklären und zeigen. Aber nach dieser guten Zeitinvestitionen in dein Kind, hat dein Kind dann gelernt und kann dir helfen.

4. Schaffen dir unbedingt Zeit um deine Produktivität zu steigern durch eine Morgenroutine.

Die Art und Weise wie Du den Tag beginnst, ist die Art und Weise wie Du den Tag fortsetzt, wenn Du den Tag mit dem Gefühl der Eile und Überwältigung beginnst, musst Du den Rest des Tages damit verbringen, dich überstürzt, überwältigt zu fühlen. Wenn Du deinen Morgen damit beginnst deine´Zeit zielgerichtet einzusetzen, wird dich das den ganzen Tag über begleiten. Anstatt aus dem Bett zu springen und sofort in E-Mails, WhatsApp Nachrichten und Instagram News zu springen, dann danach gleich ins Büro zu Eilen, stelle den Wecker  früher und nimm dir Zeit für dich selber.

Du kannst deine morgendliche Routine damit verbringen, dass alles zu tun, was Du machen möchtest. Starte den Tag durch diesen zeitlichen Freiraum um ruhig, energiegeladen und bereit den Tag zu genießen.

Was mir besonders morgens hilft, ist meine morgendliche Routine bei der ich acht Übungen der Shaolin Mönche durchführe. Dies betreibe ich seit ungefähr 15 Jahren fast jeden Morgen und sie sind aus meinem Leben nicht mehr wegzudenken. Diese Übungen sind eine Art Meditation, die ich für mich lieb gewonnen habe. Sie dauert 20 Minuten und ich fühle mich hinterher fokussiert. Zudem mache ich diese Übungen zu jeder Jahreszeit und jedem Ort und haben dadurch einen Eröffnung meines Tages in der Natur.

5. Lerne endlich Nein zu sagen, wenn es darauf ankommt.

In der heutigen Kultur loben wir diejenigen, die ununterbrochen hetzen und was zu tun haben. Aber jede Minute deines Zeitplans zu erfüllen hilft nicht mehr zu erreichen. Tatsächlich kann es zu einer Krankheit kommen, die anderen Probleme und Produktivitätsstörungen verursachen kann. Wir denken, wenn wir nicht beschäftigt sind, dass wir irgendwie scheitern. In der heutigen Zeit wird Fleiß hochgelobt. Beschäftigt zu sein bedeutet nicht, dass Du produktiv bist, das bedeutet, nicht dass Du glücklich bist. Es bedeutet, dass Du dich den ganzen Tag im Kreis drehst und gegebenenfalls das Du wie ein Hund den eigenen Schwanz jagst.

Angenommen Du hast die Möglichkeit mit einem neuen Kunden zu arbeiten. Aber Du hast nicht die Zeit um das neue Projekt zu übernehmen. Anstatt darüber nachzudenken, einem neuen Kunden abzusagen, denk darüber nach dass es bedeutet mehr Zeit mit deinen Kindern zu verbringen oder mit deinen besten Kunden noch intensiver zusammenzuarbeiten. Du kannst in eine bestehende Kundenbeziehung mehr Zeit investieren.

Viele von uns fühlen sich schuldig, wenn eine Gelegenheit auftaucht und man „nein“ sagt, weil wir das Gefühl haben, dass die Gelegenheit nur einmal klopft. Aber die Sache ist, jedes Mal, wenn wir „ja“ zu dieser Gelegenheit sagen, sagen wir “nein” zu gemeinsamer Zeit mit unserer Familie oder unserem großen Ziel. Wir sagen “nein” zu den Zielen, die uns glücklich machen werden. Wir sagen “nein”zu unseren Lieblingsprojekten. Es ist wichtig, dass Du “nein” sagst, und damit  “ja” zu deinen wichtigen Projekten, Familie und Freunden.

Investiere Zeit in Dinge, die dir Zeit sparen können, damit Du die Kontrolle über deine Zeit zurückeroberst. Es gibt da viele Werkzeuge und viele von ihnen sind kostenlos.

6. Was ich empfehlen kann, ist Telegram

Telegram ist ein Messenger-Dienst. Hier macht man bei Projekten Gruppen und man austauscht sich aus. Warum ist das wichtig? Weil man zum Beispiel die Projektzeit strukturieren kann. Bedeutet, dass man die Information der Gruppe aufnimmt, wenn man seine Zeit dafür investieren möchte. Dateien sind schnell geteilt. Denn was passiert, wenn ich mich zum Beispiel mit Projekt A beschäftige und konzentriert bin und ein Kollege zum Projekt B anruft und mich aus meinem Gedankengang bringt.

7. Ein starkes Tool ist für mich Trello.

Trello schafft es mit kleinen digitalen Karten mich auf das Wesentliche zu fokussieren und die Termine dementsprechend zu gestalten, dass das Ziel und die Geschwindigkeit der Aufgaben von allen im Team erkannt und die Prioritäten schnell übersichtlich dargestellt werden können.

8. Habt Ihr einen lieben Menschen (Oma, Opa, Vater, Mutter) durch Tod verloren?

Geht auf Tagesrechner und gebt von eurem lieben Menschen das Geburtsdatum und das Todesdatum ein. Notiert die Tage. Dann gebt Euer Geburtsdatum und den heutigen Tag ein und notiert die Tage. Dann bildet die Differenz von diesen beiden notierten Tage. Das könnten die Anzahl der Tagesperlen in eurer Schüssel sein. Stellt Euch eine große Schüssel vor in dem diese Perlen liegen. Eine endliche und begrenzte Anzahl von Perlen. Jeden Morgen nehmt ihr eine Perle aus dieser Schüssel.  Nun bekommt jeder neue Lebenstag der Dir geschenkt wird eine große Bedeutung.

Zusammenfassung

Verbringe deine Zeit weise. Es gibt nur 24 Stunden am Tag und ohne die richtige Zeitmanagement-Ordnung kann man die Zeit am Ende schnell verschwenden. Was am Ende passieren kann, ist der Versuch alles zu tun und nicht zu Wichtiges zu erreichen und dabei zu erkranken.

Erhalte wieder Kontrolle über deine Zeit. Ordne deine Zeit einem bestimmten Zweck zu und liebe diesen Zweck. Du wirst sehen, dass Du in kurzer Zeit mehr Zeit haben wirst für Dinge, die Du liebst.

Was würdest Du mit den zusätzlichen Stunden an deinem Tag erreichen? Was willst Du damit anfangen? Ist das nicht ein schöner Gedanke, dass Du sagen kannst, ich habe mehr Zeit und ich kann sie mit Ding ausfüllen die ich liebe?

Das sollte genug Motivation sein darüber nachzudenken, in was Du deine begrenzte Lebenszeit investierst.

Ich wünsche Euch eine erfolgreiche Zeit. Bleibt neugierig.

Euer

Rene Wanzlik